Ngân sách trần đã chia theo gói
Chốt trần cho từng gói (venue, F&B, sản xuất, nghệ sĩ…) ngay khi duyệt ngân sách. Mỗi gói có một người giữ; muốn chuyển tiền giữa các gói phải có duyệt.
Bảng điều khiển tài chính sự kiệnsố liệu ví dụ
Costing& Budget
Giá bán, giá vốn, thực chi từng tuần: sự kiện lãi bao nhiêu, vượt ở hạng mục nào, còn phải trả cho ai.
Doanh thu
1,2 tỷ
300 khách × 4 tr
Chi phí
936 tr
78% doanh thu
Lợi nhuận gộp
264 tr
880k mỗi khách
Biên %
22,0%
Markup 28,2%
Nền: cột là doanh thu, đường là biên gộp. Số liệu ví dụ.
01Biên lợi nhuận
Giá bán đi đâu? Thác nước lợi nhuận
Nhập giá bán, chỉnh từng khoản chi theo % doanh thu và xem thác nước lợi nhuận đổi theo. Tỷ lệ chỉ là ví dụ tham khảo.
Biên gộp (margin)
22,0%
Markup 28,2%
Đạt mục tiêu 20%
Chạm hoặc rê vào một cột để xem chi tiết. Đơn vị: triệu đồng.
Lợi nhuận gộp264 tr
Tổng chi phí936 tr
Markup (lãi ÷ giá vốn)28,2%
Lãi mỗi khách880k
Biên 22,0% cao hơn mục tiêu tham khảo 20% là 2,0 điểm %. Còn dư địa giảm giá tối đa 30 tr (khoảng 2,5%) trước khi chạm ngưỡng.
Xem cách tính từng bước
Giá bán và chi phí
Đơn vị: triệu đồng (tr). Mỗi khoản chi nhập theo % doanh thu.
Kéo từ 10% đến 35%, tính theo margin (lãi ÷ giá bán).
Hiển thị chính
02Budget vs Actual
Ngân sách đang chạy lệch ở đâu?
Nhập Cam kết (đã ký hoặc có PO) và Thực chi (đã trả hoặc có hóa đơn) để thấy dòng nào sẽ vượt. Số mẫu ở T−10 ngày, đơn vị triệu đồng.
Budget936 tr
EAC922 tr
Còn dư14 tr1,5%
EAC = thực chi + cam kết chưa chi (chưa cam kết: lấy số lớn hơn giữa Budget và thực chi). Chênh lệch = Budget − EAC, số âm là vượt.
Budget, Thực chi và EAC theo hạng mục
Chạm hoặc rê vào một nhóm cột để xem chi tiết.
Dự phòng còn nguyên
Chưa có hạng mục nào vượt ngân sách. Quỹ dự phòng 48 tr vẫn giữ nguyên.
- Các dòng đang vượt
- 0 tr
- Dự phòng ngân sách
- 48 tr
- Dự phòng còn lại
- 48 tr
Dự phòng được tính như đã chi hết (cách thận trọng). Nếu dùng nó bù các dòng vượt, phần thiếu thật là số ở dòng cuối.
03Cố định và biến đổi
Khách ít đi, chi phí không ít theo
Venue, sân khấu, nghệ sĩ, ekip không giảm theo số khách; chỉ F&B và vận chuyển giảm theo đầu người. Cách phân loại chỉ là ví dụ.
Từ 300 khách xuống 240 khách. Giá bán giữ 4 tr mỗi khách.
Cố địnhVenue, Sản xuất, Nghệ sĩ / MC, Nhân sự, Dự phòng
Biến đổiF&B, Vận chuyển
Hiện tại · 300 khách936 tr
Sau khi giảm · 240 khách876 tr
Chi phí mỗi khách3,65 trtăng 17,0% so với 3,12 tr
Biên nếu giữ giá 4 tr8,8%giảm từ 22,0%
Giá để giữ biên 22%4,68 trtăng 17,0% so với 4 tr
Khách giảm 20% (300 xuống 240) nhưng tổng chi phí chỉ giảm 6,4% (936 tr xuống 876 tr), vì 636 tr là chi phí cố định.
04Lịch thanh toán nhà cung cấp
Tiền ra khỏi tài khoản vào tuần nào?
Cọc khi ký, đợt hai ở T−7, quyết toán sau sự kiện. Chọn tỷ lệ cọc để xem tiền ra theo tuần (tuần 0 là tuần sự kiện). Mốc và tỷ lệ là mẫu tham khảo.
Cọc khi ký hợp đồng
- Khi ký40%Cọc
- T−740%Đợt 2
- T+7 đến T+1420%Quyết toán
Cọc giữ chỗ và khóa giá. Đợt 2 trả sau khi chốt số lượng và chương trình cuối. Phần còn lại trả sau nghiệm thu, đối chiếu chứng từ và hóa đơn.
Cột là tiền ra mỗi tuần, đường trắng là % đã chi lũy kế. Chạm một cột để xem chi tiết. Dự phòng 48 tr nằm ngoài lịch.
Chi trước sự kiện710 tr80% tổng thanh toán
Tuần cao điểmTuần −1355 tr, gồm đợt 2 ở T−7
Còn lại sau sự kiện178 tr20% tổng thanh toán
05Kiểm soát chi
7 thói quen giữ ngân sách không chạy
Không cần phần mềm đắt tiền: bảy thói quen này chặn phần lớn khoản vượt chi từ nguồn. Tỷ lệ và mốc chỉ để tham khảo.
Mọi báo giá cùng định dạng
Một mẫu chung: đơn giá, số lượng, thuế phí, điều kiện hủy, thời hạn hiệu lực. Nhờ vậy so sánh được như với như.
Phê duyệt phát sinh bằng văn bản
Khoản ngoài hợp đồng cần phiếu ghi nội dung, số tiền, người duyệt, rồi mới vào bảng Cam kết.
Dự phòng 5–10% có chủ
Dự phòng là một dòng riêng, có tên người giữ và quy tắc giải ngân. Không trộn vào lợi nhuận, không dùng để che báo giá thiếu.
Chốt số lượng trước hạn
Gửi số khách cuối cho khách sạn, nhà hàng, xe trước mốc chốt (thường T−7). Sau mốc, tăng thêm tùy khả năng đáp ứng.
Đối chiếu hóa đơn hằng tuần
Mỗi tuần khớp ba thứ: hợp đồng hoặc PO, hóa đơn, nghiệm thu. Lệch thì xử lý ngay, không dồn đến cuối.
Quyết toán trong 7–14 ngày
Sau sự kiện chốt chứng từ, so thực chi với dự toán từng dòng, ghi bài học và cập nhật đơn giá cho báo giá sau.
06Tài liệu đi kèm
Đọc thêm trước khi lập ngân sách
07FAQ
Hỏi nhanh về ngân sách
Những điều người làm sự kiện hay hỏi khi lập và theo dõi ngân sách.
Hotline / Zalo0789 652 999Hà Nội, Việt Nam
Thực chi chỉ là phần đã trả hoặc đã có hóa đơn nên thường thấp hơn con số cuối cùng. EAC (estimate at completion) cộng thêm phần đã cam kết nhưng chưa chi, giúp thấy sớm hạng mục sẽ vượt. Nên cập nhật EAC mỗi tuần, dày hơn ở hai tuần cuối trước sự kiện.
Thường 5 đến 10% chi phí trực tiếp (mức tham khảo), cao hơn khi chương trình mới, ngoài trời hoặc sát ngày. Dự phòng cần một người giữ, một quy tắc giải ngân bằng văn bản và được quyết toán riêng sau sự kiện, không để lẫn vào lợi nhuận.
Chọn một cách và dùng thống nhất trong toàn công ty. Margin là lãi chia cho giá bán, markup là lãi chia cho giá vốn: margin 20% tương ứng markup 25%. Báo cáo tài chính thường đọc theo margin, còn markup tiện khi nhân nhanh từ giá vốn ra giá bán.
Mọi khoản nằm ngoài hợp đồng hoặc vượt trần của gói đều cần phiếu phát sinh ghi rõ nội dung, số tiền, lý do và người duyệt. Nên đặt hạn mức ủy quyền, ví dụ trưởng nhóm duyệt đến một mức nhất định, vượt mức thì chuyển lên người quản lý ngân sách. Mức cụ thể do mỗi công ty tự quy định.
Phổ biến là cọc khi ký (khoảng 30 đến 50%), đợt hai trước sự kiện khoảng 7 ngày sau khi chốt số lượng, phần còn lại quyết toán sau nghiệm thu trong 7 đến 14 ngày. Mỗi nhà cung cấp có điều kiện riêng, nhất là phí hủy và mốc giảm số lượng, nên đọc kỹ hợp đồng. Đây chỉ là mức tham khảo.
Cần bảng dự toán và theo dõi ngân sách cho chương trình của bạn?
Gửi brief ngắn: số khách, ngày, địa điểm và mức đầu tư, hoặc gọi Zalo 0789 652 999 (Hà Nội). Bạn nhận lại bảng dự toán từng dòng, mức biên dự kiến và lịch thanh toán nhà cung cấp.