Lên xe, điểm danh
Điểm dễ trễ
Mẹo của trưởng đoàn
Nhật ký hành trình · Blog
TravelExperience
Lịch trình mẫu, danh sách mang theo, nhịp một ngày trong chuyến và mẹo theo mùa của người đi cùng đoàn.
Hộ chiếu (mẫu)
01Vé vào cổng
Chọn một chuyến để đọc
Ba bài kinh nghiệm và hai dự án đã chạy, xếp như những tấm vé. Bấm vào vé để mở bài.
02Túi hành lý
Tạo danh sách mang theo
Chọn kiểu chuyến, số ngày và vai: số bộ đồ, thuốc dự phòng và hồ sơ đoàn tự đổi theo công thức mẫu.
1 · Kiểu chuyến
2 · Số ngày
3 · Vai của bạn
Danh sách của bạnBiển · 3 ngày 2 đêm · Khách
0%Đã chuẩn bị 0/11 mục
Đã chuẩn bị0/11 · 0%
03Nhịp một ngày
Một ngày trong chuyến
Kéo từ 06:00 đến 22:00: mỗi mốc có điểm dễ trễ và mẹo xử lý (nội dung mẫu, mức đệm tham khảo).
Kéo thanh để đổi giờ
Gọi dậy
Khách ngủ quên hoặc không nghe báo thức; bữa sáng và giờ xe bị dồn lại phía sau.
Gọi phòng hai lượt (06:00 và 06:15), nhờ trưởng nhóm từng tầng nhắn trong nhóm Zalo; ghi lại phòng chưa xuống để xử lý ngay.
Ăn sáng và trả phòng
Quầy lễ tân ùn lại đúng giờ cao điểm; khách để quên đồ hoặc phát sinh minibar phút chót.
Gửi danh sách trả phòng từ hôm trước, gom phát sinh về một đầu mối, mở bữa sáng sớm hơn giờ xe khoảng 60 phút và nhắc khách kiểm tra lại phòng.
Lên xe, điểm danh
Vài khách xuống muộn làm cả xe trễ; điểm danh bằng tên dễ nhầm khi đoàn đông.
Thông báo giờ "cam" sớm hơn giờ xe chạy 10 đến 15 phút, ngồi theo số xe cố định và điểm danh theo số ghế; đủ người mới báo tài xế khởi hành.
Điểm tham quan đầu tiên
Xếp hàng mua vé, gửi xe và đi vệ sinh làm điểm dừng kéo dài hơn kế hoạch.
Mua vé đoàn trước, cử một người vào trước nhận vé, hẹn giờ và chỗ tập trung bằng ảnh chụp mốc dễ nhận; dành tối thiểu 25 phút cho mỗi điểm dừng.
Bữa trưa
Nhà hàng lên món chậm, thiếu suất ăn chay hoặc món cho người dị ứng.
Chốt thực đơn và danh sách ăn đặc biệt từ hôm trước, gọi nhắc nhà hàng trước 45 phút để bếp kịp chuẩn bị; xếp bàn theo xe để dọn nhanh.
Di chuyển buổi chiều
Sau bữa trưa khách buồn ngủ, xe chạy xa dễ lệch giờ vì dừng vệ sinh bất chợt.
Dừng nghỉ chủ động mỗi 90 đến 120 phút, chuẩn bị nước và khăn lạnh trên xe, tận dụng quãng này cho trò chơi nhẹ hoặc phát lịch buổi tối.
Hoạt động chính
Thời tiết đổi hoặc hoạt động kéo dài hơn dự kiến, ảnh hưởng giờ tiệc tối.
Giữ một khung 2 giờ trống để đoàn tự chọn, có phương án trong nhà, briefing an toàn 3 phút trước khi bắt đầu và đặt giờ cắt (cut-off) rõ ràng.
Về khách sạn, thời gian tự do
Khách tự đi xa rồi kẹt xe, về trễ giờ tiệc; dress code bị quên.
Nhắc giờ tập trung ba lần (trưa, 16:30, 17:30), gửi dress code từ sáng, chốt giờ quay về cuối cùng kèm số điện thoại đầu mối.
Tiệc tối
Món lên chậm, âm thanh trục trặc, khách đến lệch nhau làm chương trình trượt cue.
Kiểm tra âm thanh và màn hình trước 2 giờ, cho MC mốc giờ cứng từng tiết mục (run sheet), mở bằng một tiết mục nhẹ để đón khách đến muộn.
Chốt lịch ngày mai
Khách tụ tập khuya, bỏ lỡ thông báo nên sáng hôm sau trễ giờ.
Họp nhanh 5 phút ở sảnh hoặc nhắn tổng kết: giờ gọi dậy, giờ ăn sáng, giờ xe, trang phục; chụp ảnh nhóm để khép lại một ngày.
Điểm danh cuối ngày
Còn khách chưa về phòng hoặc cần hỗ trợ sức khỏe mà chưa báo.
Đối chiếu rooming list, lưu số phòng và số điện thoại trực đêm của đầu mối, báo lễ tân số khẩn cấp; kiểm tra lại nước và thuốc trong túi sơ cứu.
04Theo mùa
Mẹo theo mùa
Chạm một mùa để các tháng tương ứng nổi lên. Hãy xem dự báo từng vùng trước khi chốt lịch.
Tháng trong nămtháng này
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- 9
- 10
- 11
- 12
Nắng biển miền Trung tháng 3 đến 8
- Nắng gắt nhất khoảng 11:00 đến 14:00: xếp hoạt động ngoài trời trước 10:00 hoặc sau 15:30.
- Mũ, kem chống nắng, nước và điểm nghỉ có bóng râm; hỏi trước giờ thủy triều nếu chơi trên bãi biển.
- Mưa dông chiều có thể đến bất chợt: luôn có phương án trong nhà.
Chốt sớm: phòng và xe dịp hè, nhất là đoàn trên 100 khách (mốc tham khảo 60 đến 90 ngày).
Mùa khô phía Nam và đảo tháng 11 đến 4
- Biển thường lặng, ít mưa: hợp chuyến incentive ra đảo (ví dụ Phú Quốc) và tiệc ngoài trời.
- Trùng mùa lạnh phía Bắc nên dễ bán chuyến vào Nam; vé và phòng căng dịp Tết.
- Nắng và gió lớn: chằng chống sân khấu, bàn tiệc, đồ trang trí ngoài trời.
Chốt sớm: vé bay đoàn và phòng resort quanh Tết (mốc tham khảo 90 ngày).
Mưa bão miền Trung tháng 9 đến 12
- Theo dõi dự báo bão từ 7 ngày trước ngày bay; hợp đồng nên có điều khoản đổi ngày (mẫu).
- Mỗi ngày có một điểm thay thế trong nhà và giờ chốt quyết định (ví dụ 18:00 hôm trước).
- Phát áo mưa mỏng, túi chống nước; không xếp hoạt động trên biển hay đèo khi có cảnh báo.
Nên có: người phụ trách an toàn và quyền dừng chương trình khi thời tiết xấu.
Cao điểm lễ và Tết tháng 1–2, 4–5, 9
- Dịp 30/4–1/5, 2/9 và Tết: giá phòng, vé, xe tăng và ít lựa chọn.
- Hỏi rõ điều khoản phạt hủy và hạn thanh toán cọc trước khi giữ chỗ.
- Điểm tham quan đông, dễ kẹt xe: đặt vé theo khung giờ, cộng thêm 30 phút di chuyển.
Chốt sớm: phòng, xe và vé tham quan (mốc tham khảo 60 đến 120 ngày tùy quy mô).
05Đọc kèm
Hồ sơ nên mở theo mùa
Ba hồ sơ đi cùng khi lên kế hoạch: chuyến biển, chuyến đảo và ngày mưa cần Plan B.
Mùa nắng biển miền Trung
Company Trip Đà Nẵng 2024
Travel / Company TripMùa khô phía Nam và đảo
Incentive Trip Phú Quốc
Travel / Incentive06Trong túi
5 điều trưởng đoàn nên mang trong túi
Chạm vào thẻ để lật. Mặt sau ghi mang gì và vì sao.
Thẻ 1 / 5
01
Hồ sơ đoàn
Mọi người, mọi phòng, mọi xe trên một tờ giấy.
Mang gì
- Rooming list và danh sách xe bản in
- Run sheet từng ngày kèm Plan B
- Bản lưu offline, mất mạng vẫn mở được
Thẻ 2 / 5
02
Sạc và pin dự phòng
Điện thoại là sổ tay, bản đồ và tổng đài của bạn.
Mang gì
- Sạc dự phòng xách tay, theo quy định hãng bay
- Cáp dự phòng và ổ cắm đa năng
- Sạc đầy trước mỗi lần lên xe
Thẻ 3 / 5
03
Túi sơ cứu
Xử lý việc nhỏ trước khi nó thành việc lớn.
Mang gì
- Thuốc hạ sốt, đau bụng, dị ứng, say xe
- Băng cá nhân, gạc, muối điện giải
- Ghi chú dị ứng và bệnh nền, chỉ dùng khi cần
Thẻ 4 / 5
04
Quỹ phát sinh
Tiền lẻ và chứng từ gọn gàng, đỡ rối cuối chuyến.
Mang gì
- Tiền mặt mệnh giá nhỏ cho phí gửi xe, vé, tip
- Phong bì chia sẵn theo mức đã duyệt
- Sổ chi và ảnh hóa đơn chụp ngay trong ngày
Thẻ 5 / 5
05
Loa nhỏ và biển đoàn
Gom 40 người trong vài phút, không cần hét.
Mang gì
- Cờ hoặc biển đoàn, thẻ đeo tên cùng màu theo xe
- Loa cầm tay hoặc micro mini đã sạc đầy
- Còi hoặc thẻ màu để điểm danh nơi đông người
07Hỏi nhanh
Câu hỏi thường gặp
Mốc tham khảo: đoàn nội địa chốt điểm đến, khách sạn và xe trước khoảng 45 đến 60 ngày; đoàn nước ngoài trước 60 đến 90 ngày vì còn visa và vé đoàn. Mùa cao điểm (hè, lễ, Tết) nên chốt sớm hơn. Hãy kiểm tra lại với từng nhà cung cấp.
Chọn vai Trưởng đoàn để thêm các mục hồ sơ đoàn như rooming list, run sheet, quỹ phát sinh và túi sơ cứu. Bấm Sao chép rồi dán vào nhóm Zalo hoặc email gửi khách trước chuyến.
Mỗi ngày nên có ít nhất một điểm thay thế trong nhà, giờ chốt quyết định (ví dụ 18:00 hôm trước) và áo mưa mỏng cho cả đoàn. Với hoạt động trên biển hoặc đèo, cần thêm người phụ trách an toàn và quyền dừng chương trình.
Mốc tham khảo: khoảng 20 đến 25 khách cho mỗi xe và mỗi người phụ trách; đoàn lớn nên chia nhóm theo xe, có trưởng nhóm từng xe và một đầu mối tổng. Con số thực tế còn phụ thuộc điểm đến, độ tuổi và tính chất chương trình.
Sắp có chuyến cần người đi cùng?
Gửi brief ngắn về điểm đến, số khách và thời gian. Hotline 0789652999 · Hà Nội, Việt Nam. Nội dung trang là mẫu tham khảo.