Hạng mục 01
Khách sạn và lưu trú
Phòng nghỉ, phòng họp, tiệc. Chốt số phòng giữ (allotment), hạn chốt rooming list và mức phạt nếu giảm phòng muộn.
- Allotment
- Giá net
- Phòng họp
Longlist 8 → shortlist 3 → ký 1Đặt trước 8 đến 12 tuầnmốc tham khảo
Mạng nhà cung cấp · 6 hạng mục
SupplierSourcing
Tìm, chấm điểm, thẩm định và chia tầng nhà cung cấp, để báo giá nào cũng so được và rủi ro nào cũng có người thay.
Chạm nút để xem tóm tắtRê chuột vào nút để xem tóm tắtRFQ đibáo giá về
Hạng mục 02
Vận tải
Xe 16, 29, 45 chỗ, shuttle, vé bay đoàn. Cần xe dự phòng và tài xế đã biết tuyến, giờ đón trả khớp run sheet.
- Đời xe
- Bảo hiểm
- Xe dự phòng
Longlist 6 → shortlist 3 → ký 1Đặt trước 2 đến 4 tuầnmốc tham khảo
Hạng mục 03
Venue
Ballroom, resort, sân vườn, trung tâm hội nghị. Hỏi sơ đồ theo từng kiểu bày trí, giờ vào dựng và quy định nhà thầu ngoài.
- Sức chứa
- Giờ dựng
- Điện, tải sàn
Longlist 10 → shortlist 4 → ký 1Đặt trước 8 đến 16 tuầnmốc tham khảo
Hạng mục 04
Âm thanh, ánh sáng
Loa, mixer, đèn, LED, sân khấu và kỹ thuật viên. Xem danh mục thiết bị, lịch soundcheck và nguồn điện dự phòng.
- Thiết bị
- Soundcheck
- Dự phòng
Longlist 8 → shortlist 3 → ký 1Đặt trước 3 đến 6 tuầnmốc tham khảo
Hạng mục 05
Catering
Tiệc ngồi, buffet, tea-break. Ăn thử thực đơn, xem bếp và chốt danh sách ăn đặc biệt trước ngày D.
- ATTP
- Ăn thử
- Tỉ lệ phục vụ
Longlist 8 → shortlist 3 → ký 1Đặt trước 3 đến 6 tuầnmốc tham khảo
Hạng mục 06
Nghệ sĩ và MC
MC, ca sĩ, band, DJ, tiết mục. Chốt cát-xê trọn gói, rider kỹ thuật, thời lượng và người thay thế khi có sự cố.
- Cát-xê
- Rider
- Điều khoản hủy
Longlist 8 → shortlist 3 → ký 1Đặt trước 4 đến 8 tuầnmốc tham khảo
02Chấm điểm
Chấm điểm nhà cung cấp bằng con số
Ví dụ: năm đơn vị âm thanh – ánh sáng báo giá cho một đêm gala. Đổi trọng số hoặc chạm ô điểm, bảng xếp hạng cập nhật ngay. Số liệu chỉ là mẫu.
03Quy trình RFQ
Bảy bước từ spec đến hợp đồng
RFQ (Request for Quotation) là yêu cầu báo giá gửi cùng một mẫu cho nhiều đơn vị, để báo giá nào cũng so được và lựa chọn cuối có lý do rõ ràng.
-
011 đến 2 ngày
Chốt spec
Viết rõ phạm vi, số pax, ngày giờ, địa điểm, chuẩn tối thiểu và ngân sách khung.
Spec sheetBrief một trang
-
022 đến 3 ngày10 đơn vị còn lại
Longlist 8 đến 10
Gom từ danh bạ cũ, người giới thiệu và tìm mới; loại sớm đơn vị thiếu giấy phép.
Danh sách NCCHồ sơ năng lực
-
035 đến 7 ngày chờ6 đơn vị còn lại
Gửi RFQ cùng mẫu
Cùng spec, cùng bảng giá mẫu, cùng hạn chót, gửi đồng thời cho các đơn vị.
Mẫu báo giáĐiều kiện chung
-
042 đến 3 ngày5 đơn vị còn lại
Q&A tập trung
Mọi câu hỏi về một đầu mối; trả lời gửi cho tất cả để không ai có lợi thế thông tin.
Bảng Q&ABiên bản khảo sát
-
052 ngày3 đơn vị còn lại
So sánh like-for-like
Đưa về cùng phạm vi, thuế phí, phụ thu rồi chấm theo bộ trọng số đã chốt từ đầu.
Ma trận so sánhBảng chấm điểm
-
062 đến 4 ngày2 đơn vị còn lại
Thương lượng
Mời 2 đến 3 đơn vị cuối đàm phán phạm vi, tiến độ thanh toán, dự phòng; xin giá cuối (BAFO) bằng văn bản.
Biên bản đàm phánBAFO
-
072 đến 5 ngày1 đơn vị còn lại
Hợp đồng
Chốt điều khoản, phụ lục thiết bị, nhân sự và mốc thanh toán; ký trước hạn giữ chỗ, giữ một đơn vị dự phòng.
Hợp đồng và phụ lụcChecklist ký
Chấm cam là số đơn vị còn lại sau mỗi bước. Thời lượng là ví dụ cho hạng mục cỡ vừa.
04Thẩm định
Thẩm định trước khi ký
Mười hai mục chia ba nhóm; tick khi đã thấy hồ sơ hoặc tự kiểm chứng. Thiếu mục ★ thì không vượt mức Cần bổ sung.
APháp lý và bảo hiểm0/4
BAn toàn0/4
CNăng lực thật0/4
Sẵn sàng ký75% · Cần bổ sung
XEM VÒNG05Chia tầng
Chia tầng nhà cung cấp
Không phải đơn vị nào cũng cần thẩm định như nhau. Ba tầng cho biết ai được ưu tiên giữ chỗ, ai phải kiểm tra kỹ mỗi lần. Ngưỡng chỉ là ví dụ tham khảo.
| Tiêu chí | A · Chiến lược | B · Ổn định | C · Theo dự án |
|---|---|---|---|
| Cách làm việc | Hợp đồng khung theo năm, có đầu mối riêng | Hợp đồng nguyên tắc, báo giá nhanh theo bảng giá | Hợp đồng từng dự án, RFQ cạnh tranh mỗi lần |
| Số dự án và điểm đánh giá | Từ 8 dự án trong 24 tháng, điểm từ 4,5 trên 5 | 3 đến 7 dự án, điểm 4,0 đến 4,4 | 0 đến 2 dự án hoặc đơn vị mới, điểm dưới 4,0 hoặc chưa đủ dữ liệu |
| Đúng hẹn, sự cố | Không có sự cố nghiêm trọng trong 12 tháng | Tối đa 1 sự cố, đã xử lý tốt | Theo dõi sát từng dự án |
| Thẩm định hồ sơ | Cập nhật hằng năm | Rà lại khi gia hạn hợp đồng | Thẩm định đủ 12 mục mỗi dự án |
| Quyền ưu tiên | Được giữ chỗ trước mùa cao điểm | Được mời báo giá trước | Chỉ khi đạt spec và có đơn vị dự phòng |
| Nâng tầng khi | Đã ở tầng cao nhất, giữ các chỉ số mỗi quý | Đủ 8 dự án, điểm từ 4,5, hồ sơ đầy đủ | 3 dự án liền từ 4,0 trở lên, không sự cố |
| Hạ tầng khi | 1 sự cố nghiêm trọng, hoặc 2 dự án liền dưới 4,0 | 2 dự án liền dưới 3,5, hoặc hồ sơ hết hạn không bổ sung | Dừng hợp tác nếu vi phạm hợp đồng, báo giá gian dối hoặc sự cố an toàn |
06Điều khoản
Bốn điều khoản nên có
Chạm thẻ để lật xem nên ghi gì vào hợp đồng. Con số chỉ là ví dụ; câu chữ cuối cùng do pháp chế hoặc luật sư chốt.
Điều khoản 1 · chạm để lật
Thanh toán theo mốc
Tiền đi theo tiến độ, không trả hết trước khi thấy hàng.
Nên ghi
- Cọc khi ký; các đợt sau gắn với mốc cụ thể: dựng xong, nghiệm thu, sau sự kiện.
- Điều kiện nghiệm thu và hạn xuất hóa đơn VAT.
- Giữ lại một phần nhỏ đến khi hậu kiểm xong.
Ví dụ cơ cấu: 30% khi ký, 40% trước sự kiện, 30% sau nghiệm thu (mẫu).
Điều khoản 2 · chạm để lật
Phạt và thưởng
Chậm, thiếu, sai thì có mức phạt; vượt cam kết thì có thưởng.
Nên ghi
- Mức phạt cụ thể cho trễ giờ dựng, thiếu thiết bị, hủy sát ngày.
- Trần phạt hai bên cùng chấp nhận được, ví dụ không quá 10% giá trị hợp đồng.
- Thưởng khi xong sớm, không sự cố hoặc điểm đánh giá cao; có thể là ưu tiên hợp đồng sau.
Ví dụ: trễ giờ dựng thì trừ 1% giá trị hạng mục cho mỗi 30 phút (mẫu).
Điều khoản 3 · chạm để lật
Bảo mật và hình ảnh
Nội dung chương trình và hình ảnh của khách chỉ dùng khi được cho phép.
Nên ghi
- Giữ kín nội dung chương trình, danh sách khách, bảng giá (NDA).
- Ảnh, video sự kiện: chỉ đưa vào portfolio khi khách đồng ý bằng văn bản.
- Bản quyền nhạc, key visual, footage thuộc bên nào, dùng lại được không.
Ví dụ: cho dùng ảnh sau sự kiện 30 ngày, chưa duyệt thì không lộ logo khách (mẫu).
Điều khoản 4 · chạm để lật
Thay thế nhân sự, thiết bị
Người và thiết bị đã duyệt thì không tự ý đổi.
Nên ghi
- Phụ lục ghi tên nhân sự chủ chốt và danh mục thiết bị đã duyệt.
- Muốn đổi phải báo trước, chất lượng tương đương hoặc cao hơn, không tăng chi phí.
- Có thiết bị dự phòng tại chỗ (micro, mixer, laptop, đèn) và phương án người, xe thay thế.
Ví dụ: xe thay thế có mặt trong 60 phút, thiết bị lỗi đổi trong 15 phút (mẫu).
?Hỏi nhanh
Câu hỏi hay gặp
Thường lập longlist 8 đến 10 đơn vị rồi gửi RFQ cho 4 đến 6 đơn vị đạt điều kiện tối thiểu. Quá ít thì thiếu cạnh tranh, quá nhiều thì khó so sánh; hạng mục nhỏ chỉ cần 3 báo giá (mốc tham khảo).
Giá thấp nhất chưa chắc là tổng chi phí thấp nhất. Cần đưa các báo giá về cùng phạm vi, thuế phí và phụ thu rồi mới so, đồng thời cân nhắc rủi ro về thiết bị, nhân sự và bảo hiểm. Chốt trọng số tiêu chí trước khi nhận báo giá giúp tránh quyết định theo cảm tính.
Mức cọc tùy hạng mục và mùa, thường vào khoảng 20 đến 50% (tham khảo). Để giảm rủi ro: ghi rõ điều khoản hoàn cọc khi nhà cung cấp hủy, chỉ chuyển khoản vào tài khoản đứng tên pháp nhân trong hợp đồng, và giữ lại phần thanh toán cuối đến khi nghiệm thu.
Xếp vào tầng C, thẩm định đủ 12 mục và giao trước hạng mục nhỏ, rủi ro thấp. Luôn có sẵn một đơn vị tầng A hoặc B làm phương án thay thế, đặc biệt với hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình như âm thanh, vận chuyển, catering.
Cần danh sách nhà cung cấp cho sự kiện sắp tới?
Gửi brief ngắn: hạng mục, số pax, ngày dự kiến và ngân sách khung. Bạn nhận lại longlist, ma trận so sánh và đề xuất shortlist (nội dung mẫu). Hotline 0789 652 999 · Hà Nội, Việt Nam.