DELEGATEBộ tài liệu đại biểu · nội dung mẫu
Họp nội bộ, chuyến thưởng, hội nghị, triển lãm: một bộ tài liệu đại biểu, một đầu mối điều hành, đi từ brief đến báo cáo ROI.
Chạm vào thẻ để lật xem 3 đầu việcRê chuột hoặc bấm vào thẻ để lật xem 3 đầu việc
01Bốn chữ cái
MICE nghe như một khối, nhưng mỗi chữ cái có quy mô, nhịp chuẩn bị, người quyết định và thước đo khác nhau. Xác định đúng chữ cái từ brief để báo giá và lịch làm việc không bị lệch. Các mốc bên dưới chỉ để tham khảo.
Họp nội bộ, đào tạo, họp đại lý. Nội dung là chính, phòng và kỹ thuật phải chạy trơn tru.
Thưởng nhân viên, đại lý đạt chỉ tiêu. Cảm xúc và trải nghiệm quan trọng hơn nội dung.
Nhiều phiên song song, diễn giả, đăng ký và nhà tài trợ. Chương trình là bộ khung.
Hội chợ, triển lãm, sự kiện mở cho công chúng. Dòng khách và gian hàng quan trọng hơn sân khấu.
Thang quy mô theo logarit (10 đến 5.000 pax), thang chuẩn bị theo tuần (0 đến 52). Mốc tham khảo, mỗi chương trình sẽ khác.
02Lịch chuẩn bị
T0 là ngày sự kiện. Chọn loại chương trình để xem tám luồng việc co giãn: càng ngắn, các luồng càng chồng lên nhau và càng cần quyết định sớm. Số ngày chỉ là mốc tham khảo.
Hội nghị lớn thường giữ venue và đối tác từ 6 đến 12 tháng trước; lịch này là chặng nước rút 120 ngày. Các mốc tính tương đối, hợp đồng thật sẽ quy định chính xác.
03Hội trường
Kéo số pax, chọn kiểu bố trí, bật tắt sân khấu, khu điều khiển AV và sảnh đăng ký để ước tổng diện tích. Sơ đồ vẽ lại theo từng kiểu. Định mức tham khảo; luôn đối chiếu sơ đồ thực tế của venue.
Giữ nút + hoặc − để đổi nhanh. Từ 20 đến 1.000 pax.
Cách tính từng bước
04Gói dịch vụ
Sáu nhóm việc, mỗi nhóm có người phụ trách riêng. Bỏ tick những mục bạn đã có sẵn hoặc muốn tự lo để thấy phạm vi đội ngũ cần đảm nhận.
35/35 hạng mụcdo đội ngũ đảm nhận
Ai phụ tráchAccount manager cùng đội tìm địa điểm
Ai phụ tráchProducer và đội sáng tạo nội dung
Ai phụ tráchTravel desk và điều phối logistics
Ai phụ tráchProduction manager và giám sát kỹ thuật
Ai phụ tráchRegistration lead và điều phối sự kiện
Ai phụ tráchOperations lead cùng account manager
05Hành trình đại biểu
Một đại biểu đi qua chín chặng, và chặng nào cũng có một điểm chạm có thể hỏng. Cuộn để đi cùng họ từ lúc đăng ký đến lúc tiễn.
Form ngắn, xác nhận ngay; hỏi sớm suất ăn đặc biệt, size áo và thông tin hộ chiếu.
Lập bảng theo quốc tịch, kiểm hộ chiếu còn hạn, thư mời và hạn nộp hồ sơ.
Tên khớp hộ chiếu, hạn mức hành lý, giờ tập trung; theo dõi thay đổi giờ bay.
Bảng tên, điểm đón rõ, xe theo chuyến bay; có người theo dõi chuyến trễ.
Rooming list gửi trước, chìa khoá chuẩn bị sẵn, không để cả đoàn xếp hàng.
Quét QR nhận thẻ, soát kỹ thuật, MC và run sheet khớp giờ; VIP có lối riêng.
Sơ đồ bàn, suất ăn đặc biệt, thứ tự phát biểu và cue chuyển cảnh.
Xe, hướng dẫn viên, Plan B thời tiết; điểm danh đầu và cuối chặng.
Check-out gọn, xe ra sân bay đúng giờ, khảo sát hài lòng và quà tiễn.
06FAQ
Những điều bên mời hay hỏi khi bắt đầu một chương trình MICE.
Thường chia theo mốc: cọc khi ký hợp đồng (khoảng 30 đến 50% tuỳ hạng mục và nhà cung cấp), thanh toán đợt giữa trước sự kiện khoảng 30 đến 45 ngày, phần còn lại sau khi chốt số lượng cuối hoặc nghiệm thu. Vé máy bay và khách sạn thường có điều kiện riêng nên cần đọc kỹ điều khoản huỷ. Đây chỉ là mức tham khảo, hợp đồng thực tế sẽ ghi rõ.
Quy định nhập cảnh khác nhau theo quốc tịch, nên cần lập bảng riêng cho từng nhóm: loại visa hoặc miễn thị thực, hộ chiếu còn hạn, thư mời nếu cần và thời gian xử lý hồ sơ. Nên thu thông tin hộ chiếu ngay lúc đăng ký và kiểm tra lại quy định mới nhất với cơ quan có thẩm quyền trước khi chốt lịch.
Có hai cách phổ biến: dịch đuổi cho cuộc họp nhỏ và hội thảo ngắn, dịch song song (cabin) với tai nghe cho chương trình lớn hoặc nhiều ngôn ngữ. Dịch cabin cần buồng dịch, đường truyền âm thanh và phiên dịch viên nhận tài liệu trước vài ngày để chuẩn bị thuật ngữ.
Có, bằng những việc cụ thể: thay tài liệu in bằng mã QR, hạn chế đồ nhựa dùng một lần, ưu tiên nhà cung cấp và nguyên liệu địa phương, gom chuyến xe hợp lý, tái sử dụng backdrop và bảng chỉ dẫn. Mức giảm phát thải cần đo theo từng chương trình, chúng tôi không đưa một con số chung cho mọi trường hợp.
Nên thoả thuận ngay từ hợp đồng một ngưỡng dung sai (ví dụ cộng trừ 10%) và mốc chốt số lượng cuối, thường T-7 cho phòng khách sạn và 48 đến 72 giờ cho tiệc. Sau mốc này vẫn có thể tăng thêm nhưng tuỳ tình trạng phòng, bếp và ghế. Danh sách chờ và khoảng 3 đến 5% chỗ dự phòng giúp xử lý linh hoạt.
Gửi brief ngắn: số pax, thời gian, điểm đến hoặc ngân sách. Bạn nhận lại khung chương trình, lịch chuẩn bị và dự toán sơ bộ.
