Giữ phòng, điều xe, chốt rooming list và đón tiễn: mọi thứ khớp nhau từ lúc nhận brief đến khi khách bước vào sảnh.
Số liệu ví dụ cho đoàn 100 pax, 2 đêm, 15 % phòng đơn.
Tính phòng và xe cho cả đoàn
Kéo số khách, chỉnh tỉ lệ phòng đơn và số người ở chung một phòng. Mặt tiền sáng đèn theo từng phòng, còn tổ hợp xe được chọn theo thứ tự: ít xe nhất, rồi ít ghế trống nhất.
Trưởng đoàn, lãnh đạo và khách không ghép được. Thường 10 – 20 % (mốc tham khảo).
- Phòng đơn
- 2 khách
- 3 khách
- Giữ dự phòng
Xem cách tính
- Phòng = phòng đơn + làm tròn lên của (khách − phòng đơn) ÷ số người ở chung. Phòng đơn = làm tròn (khách × tỉ lệ).
- FOC ≈ phòng ÷ 20, làm tròn xuống. Chỉ là mốc tham khảo, mức thật nằm trong hợp đồng.
- Room-nights = phòng × đêm. Giữ dự phòng +5 % số phòng, làm tròn lên.
- Ghế dùng được: xe 45 chỗ = 40, xe 29 chỗ = 26, xe 16 chỗ = 14, đã trừ ghế HDV, trưởng đoàn và chỗ để hành lý.
Sơ đồ ghế từng xe
Theo đúng tổ hợp ở trên: chọn từng xe để xem ai ngồi đâu. Ghế kẻ sọc là ghế HDV và chỗ để hành lý, không xếp khách. Chạm vào một ghế để đánh dấu giữ chỗ VIP (minh họa).
Xe 1 · 45 chỗ
30B-000.01- Khách ngồi
- Ghế trống
- HDV, hành lý
- VIP giữ chỗ
Biển số là số mẫu. Khách được chia đều theo ghế dùng được của từng xe.
6 tiêu chí chọn khách sạn cho đoàn
Khách sạn đẹp chưa chắc hợp với đoàn đông. Chọn loại đoàn để xem tiêu chí nào đáng ưu tiên hơn, rồi đọc cách kiểm tra từng mục trước khi ký.
Đại biểu đến dồn và cần phòng họp: ưu tiên sức chứa, tốc độ check-in và điều khoản hủy vì số người hay đổi.
Thanh dài là mức ưu tiên tham khảo trên thang 100, không phải điểm chấm cho một khách sạn cụ thể.
5 điều khoản hợp đồng cần soi
Chạm vào thẻ để lật. Mặt sau là điều nên thỏa thuận với khách sạn. Các tỉ lệ và mốc ngày chỉ là tham khảo, mỗi hợp đồng một khác.
Allotment và release date
Số phòng khách sạn giữ cho đoàn và hạn được trả lại phòng không dùng.
- Giữ dư khoảng 5 % số phòng dự kiến để còn chỗ cho khách phát sinh.
- Release date cách ngày đến 14 đến 30 ngày, trả phòng thừa không bị phạt.
- Ghi rõ giá và loại phòng cho phần bổ sung sau release date.
Rooming list và đổi tên
Danh sách ai ở phòng nào, gửi cho khách sạn trước ngày đến.
- Bản đầu ở T-14, bản chốt ở T-3 (T là ngày đến).
- Đổi tên khách miễn phí tới T-3, chỉ tính phí khi đổi loại phòng.
- Dùng file mẫu của khách sạn để họ nhập thẳng vào hệ thống.
Hủy và no-show
Phí phải trả khi giảm số phòng hoặc khách không đến.
- Cho giảm một tỉ lệ phòng, ví dụ 10 %, đến mốc T-30 mà không phạt.
- No-show chỉ tính đêm đầu, không tính cả kỳ lưu trú.
- Thanh toán theo mốc: cọc, số dư, quyết toán, kèm hạn xuất hóa đơn.
FOC và nâng hạng
Phòng miễn phí theo số phòng đã chốt, cùng quyền nâng hạng phòng.
- Ghi bằng văn bản tỉ lệ FOC, mốc tham khảo là 1 phòng cho mỗi 20 phòng.
- Dùng FOC cho trưởng đoàn, hướng dẫn viên và tài xế.
- Xin nâng hạng cho lãnh đạo và dùng phòng họp nhỏ miễn phí vài giờ.
Check-in sớm, late check-out, gửi hành lý
Đoàn bay sớm hoặc bay đêm cần phòng trước 14:00 hoặc sau 12:00.
- Xin check-in sớm hoặc một phòng đệm để cả đoàn thay đồ, nghỉ ngơi.
- Late check-out cho chuyến bay chiều tối, có phụ thu thì ghi rõ giờ.
- Gửi hành lý miễn phí, có người trông và dán nhãn theo rooming list.
Gộp gói rồi mới xin thêm
Khách sạn thường nhượng điều khoản dễ hơn nhượng giá. Gộp phòng, tiệc, phòng họp vào một gói để xin FOC, late check-out và release date rộng hơn.
Chọn xe theo đoàn
Ba cỡ xe thường dùng cho đoàn Việt Nam. Số ghế dùng được đã trừ ghế hướng dẫn viên và chỗ để hành lý. Chạm để xem khi nào nên dùng.
14 ghế dùng được. Linh hoạt nhất trên đường nhỏ.
- Dùng khi: đoàn nhỏ, đón khách VIP, resort nhỏ hoặc tuyến ngắn trong phố.
- Hành lý: cốp nhỏ, khoảng 10 đến 14 vali cỡ vừa (tham khảo).
- Đường hẹp: vào được hầu hết hẻm lớn, đường nội khu và bãi đỗ resort.
26 ghế dùng được. Cân bằng giữa sức chở và độ gọn.
- Dùng khi: đoàn 15 đến 26 khách, đường đèo, phố cổ hoặc làng nghề.
- Hành lý: cốp vừa, hợp vali cỡ trung của 2 đến 3 đêm.
- Đường hẹp: qua được đa số cầu nhỏ; vẫn nên hỏi chiều rộng cổng resort.
40 ghế dùng được. Hợp đường dài giữa các tỉnh.
- Dùng khi: đoàn 27 đến 40 khách, quãng đường dài, cần ghế ngả và khoang hành lý lớn.
- Hành lý: khoang dưới sàn rộng, nhưng phải xếp vali cả đoàn trước giờ chạy.
- Đường hẹp: cần đường rộng và chỗ quay đầu; nhiều resort, phố cổ phải trung chuyển.
Rooming list mẫu: một bảng cho ba bên
Khách sạn, nhà xe và đội điều hành cùng đọc một bảng. Chạm vào một dòng để thấy những người ở chung phòng, thêm dòng để thử, rồi chốt danh sách. Tên khách là dữ liệu giả để minh họa.
| Khách | Loại phòng | Ở chung với | Ăn uống, y tế | Giờ đến |
|---|
- Khách sạnđọc loại phòng, người ở chung, ăn uống và y tế để chuẩn bị phòng.
- Nhà xeđọc giờ đến và số khách để xếp chuyến đón, chia khách lên từng xe.
- Đội điều hànhgiữ bản gốc, cập nhật đổi tên cho đến mốc chốt rồi gửi lại cả hai bên.
Từ yêu cầu đến bàn giao phòng và xe
Sáu chặng với mốc thời gian tham khảo cho đoàn từ 50 khách. Cuộn xuống để xe chạy dọc tuyến và thắp sáng từng chặng (T là ngày đoàn đến).
- T-60
Nhu cầu
Số khách, ngày, ngân sách, kiểu phòng, điểm đón trả và nhu cầu đặc biệt như ăn chay hay xe lăn.
- T-50
Báo giá song song
Xin giá 2 đến 3 khách sạn và nhà xe cùng điều kiện: giá net, thuế phí, FOC, giờ xe.
- T-40
Giữ phòng và xe
Ký allotment, đặt cọc giữ chỗ. Hợp đồng xe ghi loại xe, tuyến, giờ và phụ thu.
- T-14
Chốt rooming list
Gửi bản đầu cho khách sạn, cập nhật đổi tên, ăn uống, y tế và chia khách lên từng xe.
- T-3
Kiểm tra lại
Gọi lại khách sạn và nhà xe: số phòng, loại phòng, biển số, tài xế, giờ đón. Chốt Plan B.
- T-0
Bàn giao
Briefing hướng dẫn viên và tài xế, phát thẻ phòng theo rooming list, theo dõi check-in và giờ đón trả.
Câu hỏi thường gặp
Những điều ban tổ chức hay hỏi khi giữ phòng và thuê xe cho đoàn.
Thường giữ dư khoảng 5 % để còn chỗ cho khách phát sinh, vì số người thay đổi nhiều nhất ở tuần cuối. Phần dư phải có release date: trả lại trước hạn thì không bị phạt. Con số này chỉ là mốc tham khảo, mỗi khách sạn có điều kiện riêng.
Gửi bản đầu khoảng T-14 và bản chốt ở T-3 (T là ngày đến). Sau mốc chốt, đổi tên vẫn làm được, nhưng đổi loại phòng hay thêm phòng còn tùy quỹ phòng và có thể bị tính phí.
Thường chỉ xếp khoảng 40 khách vì phải trừ ghế hướng dẫn viên, trưởng đoàn và chỗ để hành lý ở hàng cuối. Xe 29 chỗ khoảng 26 khách, xe 16 chỗ khoảng 14 khách. Công cụ tính ở trên dùng đúng các con số này.
Tùy hợp đồng. Mức phổ biến là cho giảm một tỉ lệ nhỏ đến một mốc nhất định mà không phạt, phần giảm thêm bị tính theo đêm đầu hoặc theo tỉ lệ. Nên thỏa thuận mốc và tỉ lệ này ngay lúc ký allotment.
Hỏi trước chiều cao cổng và chỗ quay đầu, rồi chọn xe 29 hoặc 16 chỗ, hoặc dùng xe lớn tới điểm trung chuyển rồi đổi sang xe nhỏ. Đó là lý do nên khảo sát tuyến trước khi chốt phương tiện.
Cần giữ phòng và xe cho đoàn của bạn?
Gửi số khách, ngày đi và điểm đến. Đội điều hành sẽ báo giá song song, giữ phòng, điều xe và bàn giao rooming list đúng hẹn.