Sáu khu hiện trường trên một bảng, mọi sự cố vào một nhật ký, bốn kênh bộ đàm rõ việc. Khách chỉ thấy một đêm trơn tru.
- Z1Ổn địnhCheck-inMở 4 làn
- Z2Sự cốSân khấuLED phụ mất hình
- Z3Ổn địnhF&BBếp sẵn sàng
- Z4Cần chú ýVận chuyểnXe 3 trễ 12 phút
- Z5Ổn địnhAn ninhCổng A, B đã chốt
- Z6Ổn địnhY tếTrực 1 y tế
- CH1Điều hành
- CH2Kỹ thuật
- CH3Khách mời
- CH4An ninh · Y tế
02Giả lập sự cố
Sáu sự cố. Mỗi lần một quyết định.
Chọn phương án như đang cầm bộ đàm. Hệ quả hiện ngay: thời gian, rủi ro còn lại, ảnh hưởng đến khách (số liệu ví dụ).
Đã xử lý 0/6
03Sơ đồ điều hành
Ai quyết định, ai gọi cue, ai báo khách
Chọn một câu hỏi để thấy lệnh đi qua những ai, hoặc chạm vào một vai trò hay một kênh bộ đàm.
04Định mức nhân sự
Bao nhiêu người cho bao nhiêu khách
Mốc tham khảo cho tiệc trong nhà. Đổi quy mô, số người tính lại ngay. Mỗi ô vuông là một nhân sự.
Quy mô sự kiện
- Check-in1 người / 80–100 khách
- Đón tiếp, usher1 người / 50 khách
- Phục vụ F&B1 người / 20 khách
- An ninh2 người giữ cổng + 1 / 100 khách
- Y tếít nhất 1, thêm 1 / 400 khách
Chưa tính ban điều hành (5 vai trò ở sơ đồ trên) và nhân sự nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, LED, sân khấu. Địa điểm và mức rủi ro thật sẽ điều chỉnh các con số.
05Briefing 3 lớp
Lệnh đi từ trung tâm ra ngoài
Ban điều hành trước một ngày, trưởng bộ phận trước ba giờ, toàn bộ nhân sự trước một giờ. Mỗi lớp bốn dòng.
Ban điều hành · T-1 ngày
0/12 dòng đã tick
06Thiết bị và Plan B
Thiết bị hỏng thì sao? Đã có Plan B
Chạm để mở chuẩn bị và Plan B, tick khi đã kiểm. Nội dung mẫu, chỉnh theo địa điểm và quy mô.
Đã kiểm 0/7
-
Chuẩn bị
Pin mới cho mọi micro, thêm 2 bộ pin dự phòng cho mỗi 3 micro. Một micro có dây đặt sẵn ở bàn kỹ thuật.
Nếu hỏng · Plan B
Stage Manager đưa micro dự phòng trong 30 giây. MC dùng micro có dây cho tới khi thay xong.
-
Chuẩn bị
Tách nguồn âm thanh, ánh sáng, LED. UPS cho bộ điều khiển. Ngoài trời có máy phát dự phòng và người trực.
Nếu hỏng · Plan B
Bật đèn sự cố, MC trấn an bằng loa pin. Khởi động lại theo thứ tự: âm thanh, ánh sáng, LED.
-
Chuẩn bị
Số bộ bằng số người giữ vai trò cộng khoảng 20% dự phòng. Sạc đầy, đánh số, thử đủ bốn kênh.
Nếu hỏng · Plan B
Mất sóng: chuyển kênh dự phòng, lập nhóm điện thoại và cử hai người chạy tin (runner).
-
Chuẩn bị
Hộp sơ cứu đủ theo hướng dẫn y tế, nước, chăn. Điểm y tế dễ thấy. Dán số khẩn 115, 114, 113 tại bàn điều hành.
Nếu hỏng · Plan B
Y tế sơ cứu tại chỗ, gọi 115, mở lối cho xe cứu thương và cử người đón ở cổng.
-
Chuẩn bị
Bản in sơ đồ lối ra và điểm tập kết. Bình chữa cháy còn hạn. Decor và sân khấu không chắn lối đi.
Nếu hỏng · Plan B
Safety Officer ra lệnh sơ tán, bật đèn, MC đọc thông báo đã soạn, đếm người tại điểm tập kết.
-
Chuẩn bị
Run sheet in hai bản. Video và nhạc lưu hai USB. Laptop dự phòng cài sẵn đúng phiên bản.
Nếu hỏng · Plan B
Laptop treo: chuyển sang máy dự phòng, tiếp tục gọi cue từ bản in.
-
Chuẩn bị
Danh sách bản in và bản điện tử. Thẻ tên in dư khoảng 5%. Máy in thẻ, bút, dây đeo dự phòng.
Nếu hỏng · Plan B
Mạng yếu: check-in bằng danh sách in, nhập lại hệ thống sau khi khai mạc.
07Hậu sự kiện
Kết thúc chưa phải là xong
Debrief trong 24 giờ, báo cáo trong 3 ngày, bài học vào hệ thống trong 7 ngày (mốc tham khảo).
- T+24 giờDebrief
Họp debrief 30 phút, ba câu hỏi
- 1Điều gì chạy đúng và nên giữ lại?
- 2Điều gì đã hỏng hoặc suýt hỏng, và vì sao?
- 3Lần sau đổi gì, ai làm, trước ngày nào?
- T+3 ngàyBáo cáo
Báo cáo một trang kèm nhật ký sự cố
Số liệu thực tế, chi phí phát sinh, ảnh và đề xuất. Nhật ký sự cố ghi theo mẫu:
- INC-0119:15 · Sân khấuLED phụ mất tín hiệuĐổi cáp HDMI, kiểm lại · Stage Manager3 phút
- INC-0219:50 · Y tếKhách choáng nhẹ ở bàn 9Sơ cứu tại chỗ, theo dõi · Safety Officer5 phút
- INC-0321:10 · F&BMón chính chậm 8 phútMC kéo tiết mục, bếp ra đồng loạt · Logistics Lead8 phút
- T+7 ngàyBài học
Bài học đi vào hệ thống
Cập nhật checklist, định mức, danh bạ nhà cung cấp và Plan B. Sự cố lặp lại hai lần thì thành một dòng mới trong checklist.
08Đọc thêm
Run sheet, checklist và một gala đã điều hành
09Hỏi nhanh
Câu hỏi hay gặp
Event Director chịu trách nhiệm toàn bộ hiện trường: duyệt phát sinh, quyết định dừng hoặc đổi chương trình. Stage Manager ngồi ở bàn kỹ thuật, giữ run sheet và gọi từng cue cho âm thanh, ánh sáng, LED, MC. Hai người đứng ở hai vị trí khác nhau.
Mốc tham khảo: số bộ đàm bằng số người giữ vai trò trực tiếp cộng khoảng 20% dự phòng. Chia bốn kênh: điều hành, kỹ thuật, khách mời, an ninh và y tế. Kênh an ninh và y tế luôn được ưu tiên, các kênh khác im lặng khi có gọi khẩn. Sự kiện nhỏ có thể gộp hai kênh đầu.
Khi có nguy cơ cho người như cháy, xô đẩy, khách cấp cứu hoặc điện không an toàn. Safety Officer có quyền đề nghị dừng ngay, Event Director ra lệnh, Stage Manager dừng cue và bật đèn. Sự cố kỹ thuật hoặc trễ giờ thường xử lý bằng Plan B mà không dừng hẳn.
Mã sự cố, giờ nhận tin, khu vực, mô tả ngắn, người xử lý, quyết định, thời gian xử lý và việc cần làm tiếp. Ghi ngắn, đúng giờ, không suy đoán nguyên nhân. Sau sự kiện, nhật ký là nguồn chính cho báo cáo và bài học.
Sự kiện sắp tới cần một người cầm bộ đàm?
Gửi brief ngắn: ngày, số khách, địa điểm ở Hà Nội và rủi ro bạn lo nhất. Hotline điều hành: 0789 652 999. Bạn nhận lại sơ đồ khu vực, định mức nhân sự và Plan B mẫu.