EventPlanning

Sự kiện này phải thay đổi điều gì, và đo bằng con số nào sau khi kết thúc?

• Mục tiêu chính, một câu
• Hai đến ba KPI
• Cách đo

Ví dụ (mẫu)Gắn kết nhân sự sau sáp nhập; KPI: từ 90% khách đăng ký có mặt, điểm hài lòng từ 4,3/5.

Ai sẽ đến, bao nhiêu người, và ai cần được chăm sóc đặc biệt?

• Số khách (pax) và cơ cấu
• Danh sách VIP
• Nhu cầu đặc biệt: ăn chay, xe lăn, khách nước ngoài

Ví dụ (mẫu)120 pax: 8 lãnh đạo, 90 nhân viên, 22 đối tác; 6 suất ăn chay.

Con số tối đa là bao nhiêu, đã gồm VAT chưa, và ai là người duyệt chi?

• Mức trần và phần đã chi trước
• Gồm hay chưa gồm VAT
• Người duyệt và quỹ dự phòng

Ví dụ (mẫu)Trần 900 triệu đồng đã gồm VAT; dự phòng 5 – 10% tách riêng, chỉ dùng khi có duyệt.

Ngày ưu tiên là gì, còn phương án nào, và ngày nào chắc chắn không thể?

• Ngày ưu tiên và hai phương án
• Ngày kiêng: lễ, Tết, mùa mưa bão
• Mùa cao điểm của khách sạn, venue

Ví dụ (mẫu)Thứ Sáu tuần thứ ba của tháng 12; phương án hai là thứ Bảy liền kề.

Khu vực nào, sức chứa bao nhiêu, giờ vào dựng và giới hạn kỹ thuật ra sao?

• Khu vực và thời gian di chuyển
• Sức chứa, chiều cao trần, tải trọng
• Giờ load-in, giới hạn âm thanh, chỗ đỗ xe

Ví dụ (mẫu)Ballroom từ 150 người, trần từ 6 m, được vào dựng từ 13:00.

Phần nào bắt buộc phải có, và điều gì tuyệt đối không được xuất hiện?

• Khai mạc, phát biểu, vinh danh, video
• Nghi thức bắt buộc
• Điều cấm kỵ

Ví dụ (mẫu)Phát biểu CEO 10 phút, vinh danh 12 đội, bốc thăm; không phát nhạc có lời ở phần trang trọng.

Có nhà tài trợ không, họ hiển thị ở đâu, và thương hiệu nào bị loại trừ?

• Danh sách nhà tài trợ
• Quyền lợi: logo backdrop, booth, MC đọc tên
• Ngành hàng loại trừ

Ví dụ (mẫu)Hai nhà tài trợ, logo trên backdrop và LED; không nhận thương hiệu cạnh tranh với đối tác chính.

Truyền thông trước, trong và sau sự kiện đi qua kênh nào, ai duyệt hình ảnh?

• Kênh: nội bộ, báo chí, mạng xã hội
• Quay chụp, livestream
• Người duyệt và hashtag

Ví dụ (mẫu)Email nội bộ từ T-3, livestream nội bộ, ảnh được duyệt trong 24 giờ sau sự kiện.

Khách có yêu cầu về môi trường và trách nhiệm xã hội cho sự kiện này không?

• Hạn chế nhựa dùng một lần
• Xử lý thực phẩm dư
• Vận chuyển chung, báo cáo nếu được yêu cầu

Ví dụ (mẫu)Không chai nhựa dùng một lần, quyên tặng suất ăn dư, xe đưa đón chung.

Khách sẽ nói sự kiện thành công khi nào, và ai là người nghiệm thu?

• Tiêu chí đạt và điều không thể thỏa hiệp
• Người ký nghiệm thu
• Cách khảo sát sau sự kiện

Ví dụ (mẫu)Chạy đúng run sheet, không sự cố an toàn, khảo sát sau sự kiện từ 4,3/5.