05 trạmPhiếu KX-0001 · mẫu

WorkingProcess

Năm trạm, một phiếu đơn. Mỗi chương trình đi qua Brief, Concept, Proposal & Costing, Operation và Review: rõ việc, rõ mốc, rõ người duyệt.

XEM 5 TRẠM TÍNH NGÀY BRIEF

Phiếu KX-0001 đang chờ vào trạm 01. Cuộn xuống để đẩy phiếu đi.

Module 01 · Chi tiết từng trạm

Mỗi trạm nhận gì, làm gì, giao gì

Chọn một trạm để xem đầu vào, việc làm, sản phẩm bàn giao, thời lượng và phần việc của khách. Nội dung mẫu.

Trạm 01 / 05

Brief

Lắng nghe mục tiêu, ngân sách, đối tượng và thời gian.

Đầu vào

Nhu cầu ban đầu của khách: ý tưởng, ngày dự kiến, số khách, khoảng ngân sách.

Việc làm

  • Gọi hoặc họp 30–45 phút để nghe mục tiêu thật.
  • Hỏi 8 câu brief một trang, từ mục tiêu đến tiêu chí thành công.
  • Ghi lại ràng buộc: địa điểm cố định, người duyệt, mốc không thể dời.

Sản phẩm bàn giao

Brief một trang đã xác nhận, danh sách câu hỏi còn mở và tên người duyệt (PIC) phía khách.

Thời lượng điển hình

1–3 ngày làm việc

Mốc tham khảo, thay đổi theo quy mô.

Bạn cần làm gì

0/3 việc đã sẵn sàng

Trạm 02 / 05

Concept

Lên ý tưởng, hành trình và định hướng sáng tạo.

Đầu vào

Brief đã xác nhận, thông điệp và phong cách mong muốn, ngân sách khung.

Việc làm

  • Phác 2–3 hướng ý tưởng: chủ đề, mood, key visual.
  • Dựng hành trình hoặc kịch bản theo khung thời gian.
  • Đối chiếu venue hoặc điểm đến với số khách và ngân sách.

Sản phẩm bàn giao

Concept deck 2–3 hướng gồm mood board, sườn chương trình, gợi ý venue. Kết thúc ở Gate 01: chốt concept.

Thời lượng điển hình

3–6 ngày làm việc

Mốc tham khảo, thay đổi theo quy mô.

Bạn cần làm gì

0/3 việc đã sẵn sàng

Trạm 03 / 05

Proposal & Costing

Đề xuất rõ ràng, run sheet và báo giá minh bạch.

Đầu vào

Concept đã chốt, số khách tạm tính, các hạng mục bắt buộc.

Việc làm

  • Hỏi giá nhiều nhà cung cấp cho từng hạng mục.
  • Lập costing theo hạng mục, có dự phòng và phương án A/B.
  • Dựng run sheet bản nháp theo giờ và cue.

Sản phẩm bàn giao

Proposal, báo giá chi tiết theo hạng mục và run sheet nháp. Kết thúc ở Gate 02: chốt báo giá.

Thời lượng điển hình

4–8 ngày làm việc

Mốc tham khảo, thay đổi theo quy mô.

Bạn cần làm gì

0/3 việc đã sẵn sàng

Trạm 04 / 05

Operation

Điều phối tại hiện trường cùng nhà cung cấp tin cậy.

Đầu vào

Báo giá đã duyệt, run sheet nháp, danh sách khách và rooming list.

Việc làm

  • Xác nhận hợp đồng và đặt cọc với nhà cung cấp.
  • Briefing MC, AV, catering, hướng dẫn viên; tổng duyệt.
  • Điều phối cue theo run sheet tại hiện trường, xử lý phát sinh.

Sản phẩm bàn giao

Run sheet chốt (Gate 03), chương trình chạy đúng cue, nhật ký hiện trường và tư liệu hình ảnh.

Thời lượng điển hình

10–25 ngày làm việc chuẩn bị, cộng ngày chạy chương trình

Mốc tham khảo, thay đổi theo quy mô.

Bạn cần làm gì

0/3 việc đã sẵn sàng

Trạm 05 / 05

Review

Báo cáo, phản hồi và cải tiến.

Đầu vào

Nhật ký hiện trường, phản hồi của khách tham dự, chi phí thực tế.

Việc làm

  • Tổng hợp số liệu thực tế: khách đến, chi phí so với dự toán.
  • Thu phản hồi khách tham dự, họp rút kinh nghiệm.
  • Quyết toán, đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp.

Sản phẩm bàn giao

Báo cáo sau sự kiện, bảng quyết toán và danh sách cải tiến cho lần sau.

Thời lượng điển hình

3–5 ngày làm việc sau sự kiện

Mốc tham khảo, thay đổi theo quy mô.

Bạn cần làm gì

0/3 việc đã sẵn sàng

Tính lịch làm việc ↓

Module 02 · Lịch theo quy mô

Gửi brief muộn nhất vào ngày nào?

Chọn loại chương trình, số khách và ngày sự kiện: công cụ lùi lịch theo ngày làm việc. Chỉ là mốc tham khảo.

Loại chương trình
120 pax

Tính từ hôm nay.

Gửi brief muộn nhất

Thứ Hai

Đủ thời gian

Lịch lùi từ ngày sự kiện

    Số ngày làm việc cơ bản theo loại chương trình (mẫu tham khảo)
    Loại0102030405
    Company trip246154
    Gala / Year end257183
    Hội nghị MICE368255
    Team building134103

    01 Brief · 02 Concept · 03 Proposal & Costing · 04 Operation (chuẩn bị) · 05 Review (sau sự kiện)

    • Quy mô: mỗi 100 pax (làm tròn lên) vượt 50 pax thì Proposal thêm 1 ngày, Operation thêm 2 ngày.
    • Dự phòng chờ duyệt: 10% tổng bốn bước đầu, tối thiểu 2 ngày, xếp trước Operation.
    • Ngày làm việc: thứ Hai đến thứ Sáu, chưa trừ ngày lễ và Tết. Trùng kỳ nghỉ thì cộng thêm thủ công.
    • Hạn gửi brief: lùi từ ngày làm việc cuối cùng trước sự kiện, theo tổng số ngày ở trên.

    Module 03 · Ai làm gì

    Tám đầu việc, ba bên cùng làm

    Khách chỉ làm hoặc duyệt 5 trong 8 việc. Chạm một ô để xem giải thích (nội dung mẫu).

    Hiển thị 8/8 việc

    • RLàm
    • ADuyệt
    • CGóp ý
    • INhận tin
    • –Không có
    • 01Điền brief 8 câu

    • 02Chốt ngân sách khung và người duyệt

    • 03Duyệt conceptGate 01

    • 04Hỏi giá và lập costing

    • 05Duyệt báo giá, đặt cọcGate 02

    • 06Chốt danh sách khách, rooming list

    • 07Điều phối hiện trườngGate 03

    • 08Báo cáo, quyết toán, rút kinh nghiệm

    NCC = nhà cung cấp. Mỗi việc có một người duyệt (A). RACI rút gọn, chỉ để minh họa.

    Module 04 · Điểm chốt

    Ba điểm chốt, ba chữ ký

    Không qua cổng nếu chưa có chữ ký. Mỗi cổng khóa một nhóm quyết định (quy ước mẫu).

    1. GATE 01

      Chốt concept

      Khách ký xác nhận hướng ý tưởng, key visual và sườn chương trình.

      • Đã chọn một hướng concept
      • Khung ngân sách vẫn đúng
      • Venue hoặc điểm đến đã có phương án

      Sau cổng: đổi hướng lớn nghĩa là làm lại từ trạm 02.

      Khách hàng (PIC)
      Planner
    2. GATE 02

      Chốt báo giá

      Khách ký xác nhận báo giá chi tiết, số khách tạm tính và mốc đặt cọc.

      • Báo giá đã đối chiếu từng hạng mục
      • Điều khoản đặt cọc và hủy đã rõ
      • Người duyệt (PIC) đã ký

      Sau cổng: thay đổi hạng mục ghi bằng phụ lục báo giá.

      Khách hàng (PIC)
      Planner
    3. GATE 03

      Chốt run sheet

      Khách ký xác nhận run sheet theo giờ và cue, danh sách khách đã khóa, đầu mối hiện trường.

      • Run sheet đã tổng duyệt
      • Rooming list và danh sách khách đã khóa
      • Đầu mối hai bên đã có số điện thoại

      Sau cổng: chỉ thay đổi khi PIC xác nhận tại hiện trường.

      Khách hàng (PIC)
      Planner

    Module 05 · Khách hay hỏi

    Điều khách thường hỏi ở mỗi bước

    Mở từng trạm để xem câu hỏi quen thuộc.

    Chưa có ngân sách chính xác thì làm brief được không?
    Được. Chỉ cần khoảng ngân sách (ví dụ theo đầu người) và người duyệt. Mình đề xuất 2–3 mức để khách chọn.
    Brief gấp thì tối thiểu cần gì?
    Ngày dự kiến, số khách, địa điểm hoặc điểm đến mong muốn và mục tiêu. Phần còn lại hoàn thiện song song.

    Nhận mấy phương án concept, được chỉnh mấy vòng?
    Thường 2–3 hướng và 1–2 vòng chỉnh (mẫu, thỏa thuận theo từng hợp đồng). Gom góp ý vào một đợt để giữ tiến độ.
    Concept có kèm hình ảnh không?
    Có: key visual, mood board, sườn chương trình và gợi ý venue. Chưa đi vào chi tiết kỹ thuật.

    Báo giá gồm những gì, có phát sinh không?
    Báo giá chia theo hạng mục: lưu trú, vận chuyển, venue, ăn uống, AV, nhân sự và dự phòng. Mục chưa chắc ghi rõ là tạm tính và chốt lại ở Gate 02.
    Có so sánh được nhiều nhà cung cấp không?
    Có. Mình hỏi giá nhiều nơi cho các hạng mục lớn và đưa bảng so sánh để khách tự chọn.

    Khi nào phải chốt số lượng khách (pax)?
    Chốt tạm tính ở Gate 02 và chốt cuối theo mốc của nhà cung cấp, thường vài ngày trước sự kiện (tùy hợp đồng). Nên chuẩn bị dư một khoảng nhỏ.
    Có người của mình tại hiện trường không?
    Có. Planner điều phối theo run sheet, làm việc với MC, AV, catering. Phía khách chỉ cần một đầu mối có quyền quyết định.

    Báo cáo sau sự kiện gồm gì?
    Số liệu thực tế (khách đến, chi phí so với dự toán), ảnh và clip, phản hồi khách tham dự và đề xuất cải tiến.
    Bao lâu sau sự kiện thì nhận báo cáo?
    Thường vài ngày làm việc (tham khảo 3–5 ngày). Quyết toán đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp.

    Tài liệu đi kèm

    Ba bài viết nên đọc trước khi bắt đầu

    Event Knowledge

    Viết brief sự kiện một trang: 8 câu hỏi cần khách trả lời

    18 Th1 2026 · 3 phút đọc    Tools & Templates

    Mẫu run sheet sự kiện (tải miễn phí)

    10 Th2 2026 · 2 phút đọc    Event Knowledge

    Checklist tổ chức Gala Dinner doanh nghiệp

    08 Th3 2026 · 3 phút đọc

    Khám phá thêm

    ProfileMy SkillsProfilePartners & SuppliersProfileAbout Me

    Sẵn sàng đưa phiếu đầu tiên lên băng chuyền?

    Gửi brief một trang hoặc gọi hotline 0789652999. Làm việc từ Hà Nội, Việt Nam.

    GỬI BRIEF SEND A BRIEF